Cómo ser ‘eventplanner’ y ahorrar costes
Yolanda Osuna, Socia-directora de Triventia, Animación y Eventos. Periodista
Empezamos un nuevo año y, después de todos los gastos que suponen las Navidades, coincide que debemos organizar una fiesta de cumpleaños, aniversario o cualquier evento que, nos hace mucha ilusión, pero nos supone un esfuerzo económico.
Para reducir gastos y conseguir el resultado deseado, debemos implicarnos personalmente en todo el proceso de organización, poner en marcha nuestra creatividad, y estar dispuestos a convertirnos en un auténtico “eventplanner”; esto supone un esfuerzo, pero es muy gratificante.
Para ayudarte en este proceso, te proponemos algunas ideas:
- Cualquier espacio se convierte en especial si se ambienta y decora adecuadamente
Nuestra propia casa, una sala comunitaria, un jardín, una instalación deportiva…, son espacios económicos que pueden transformarse. Globos, velas, cojines, telas, guirnaldas, antigüedades, elementos de la naturaleza…, son una solución perfecta para conseguir un ambiente festivo, pero debemos estudiar detenidamente la forma en la que vamos a distribuirlos y los colores que vamos a utilizar para conseguir un conjunto armónico.
Para una fiesta infantil, elegiremos colores vivos y crearemos distintos espacios que llamen la atención de los pequeños. Como ejemplo, haremos una composición en distintos rincones en los que colocaremos un racimo de globos originales o una guirnalda, cestos con muñecos, una alfombra y cojines en los mismos tonos e incluso, pequeñas mesas para el catering.
Para una fiesta de adultos disponemos de muchos elementos económicos que, combinados de forma original, hacen que el conjunto resulte espectacular. En este caso, funcionan muy bien los colores tierra combinados con blanco. Algunas propuestas son: racimos de globos grandes en los mismo tonos y envueltos en redes, botes de conservas de cristal con velas en su interior, centros de mesa compuestos por un pequeño montón de libros antiguos y, sobre ellos, un recipiente con agua y una hoja de planta verde con tallo, cuencos con naranjas, limas o limones, jarrones con flores… Además, si distribuimos por el espacio pequeños boles con vainilla, lavanda o canela, conseguiremos aromatizar la estancia. - Un catering especial con productos básicos y de buena calidad
En función del número de invitados, deberemos decidir si contratar una empresa o encargarnos nosotros mismos del catering. En este caso, sugerimos optar por ofrecer un cocktail o buffet que no precise pasar horas en la cocina y deba servirse caliente; antes del inicio de la fiesta, los platos deberán estar listos y, si es posible, colocados en barras o mesas para que los invitados se sirvan.
La calidad de los alimentos, su elaboración y su presentación es fundamental para conseguir un buen resultado; este apartado es básico para el éxito del evento.
Deberemos comenzar por elegir la vajilla. Existen muchas alternativas y, algunas de ellas muy económicas que tienen una estética muy cuidada: cuencos transparentes, conos de bambú, cucharas, mini-copas…
Existen multitud de ideas y recetas para elaborar tapas frías con productos básicos y, una de las claves, es ser originales a la hora de presentarlas: sándwiches con formas hechas con moldes, rollitos con distintos ingredientes, minipizzas frías, chupachups de queso, frutas esculpidas…Como complemento, tanto para niños como para adultos, colocaremos una o dos Mesas de Dulces o Candy Bar. Además de que normalmente gusta mucho a los invitados, son elementos decorativos muy llamativos. Utilizando un mantel bonito, algunos elementos como flores o guirnaldas, distintos recipientes y jugando con los colores de los dulces, podemos conseguir una composición preciosa. - Una fiesta divertida es una fiesta inolvidable
Manteniendo nuestro concepto lowcost, debemos pensar en cómo conseguir que nuestros invitados se diviertan sin que nos suponga un gasto añadido; nos gustaría contratar una animación especial, pero, en esta ocasión, tendremos que poner en marcha nuestra imaginación.
La música es fundamental para cualquier tipo de fiesta, por lo que deberemos preparar el tipo de música que vamos a “pinchar” en función de las características de nuestros invitados. Aquí es recomendable pedir ayuda a una persona de nuestra confianza que esté pendiente de este apartado.
Para los niños podemos organizar muchas actividades: yincanas, talleres, karaoke, concurso de talentos…
En las fiestas para adultos podemos implicar a nuestros invitados de forma que participen activamente y la diversión esté asegurada. Algunas ideas: un flasmobe en el que implicaremos a algunos de los invitados antes del día de la fiesta y será la sorpresa para el resto, o un concurso Eurovisión en el que participarán por grupos y para el que tendrán que hacer un ensayo previo y caracterizarse con atrezo.
