Es primordial planificar los eventos al aire libre
Cecilia Solorzano.
Eco-Friendly Events Planner.
Primavera es una época perfecta para el desarrollo y la organización de eventos de cualquier tipo. El día es más largo y las buenas temperaturas permiten desarrollar eventos en diversos escenarios, temáticas y formatos.
Es en primavera donde los eventos al aire libre se convierten en principales protagonistas, donde podemos aplicar la creatividad e innovación.
La planificación y elaboración de estos eventos es primordial, ya que un espacio al aire libre requiere de muchos puntos de coordinación, siempre cuidando los pequeños detalles, la decoración marcará la diferencia y es algo muy importante para que tu evento sea recordado. Utilizar flores, siendo esta una época de flores y de colores; si el evento es de noche son ideales las velas, para decorar cada espacio, luces LED de exterior, y según el tipo de evento tener como opción los fuegos artificiales para dar un toque más inolvidable al momento.
Un evento al aire libre suele tener una gran participación. Son eventos informales, lúdicos, divertidos y que presentan una serie de características propias que favorecen la comunicación y sociabilidad de los asistentes. Es por ello que muchas empresas optan por estos eventos para conocer mejor tanto a sus empleados como a su público. Se pueden realizar eventos de motivación para empleados, actividades y juegos en equipo, eventos musicales, deportivos, sesiones de formación, conferencias… Los eventos al aire libre ofrecen un amplio rango de posibilidades y suelen gozar de un gran éxito.
Son sesiones que favorecen y mejoran la comunicación entre el personal y la empresa. Además, suelen transmitir cercanía, confianza y así permiten mejorar la fidelización y conexión con el público. Pese al carácter informal de estos actos, la organización y planificación sigue siendo sumamente imprescindible. Es importante contar con una opción “a cubierto”, por si la previsión meteorológica no es favorable, con toldos, carpas o un espacio.
En este tipo de eventos, los equipos audiovisuales pueden ser un plus a destacar. Apuesta por elementos innovadores incorporando pantallas de LEDs que se ven perfectamente a plena luz de día o incorporar un camión pantalla, ideal para este tipo de eventos, y ofrece un sonido de calidad que, aunque no lo parezca es de suma importancia para el éxito de este tipo de eventos.
Tomar en cuenta el tipo de evento y montaje que se desea para hacer las mediciones del área y no tener percances de corto espacio que a último minuto nos coja por sorpresa. Al ser un evento al aire libre también hay que tener claro exactamente lo que se requiere para el buen desarrollo del mismo ya que en algunas oportunidades son realizados en estancias, casas rurales o sitios aislados a los que no se tiene fácil acceso para reaccionar tan inmediatamente a los imprevistos que pueden ser evitados con una buena planificación.
Por ejemplo: material audiovisual, equipos de oficina, o equipo de montaje requeridos. Lo recomendable en estos casos es realizar una visita previa al lugar, de preferencia con todos los involucrados en las diferentes áreas para el desarrollo del evento para evitar cualquier imprevisto, tomar medidas y realizar un plano (croquis) del montaje del evento con anticipación.
Algunos lugares al aire libre están cerca de zonas residenciales con lo cual tienen hora límite permitida para los ruidos muy elevados para que la comunidad local no se moleste después de una hora determinada. Asegúrese de averiguar si es el caso para evitar disgustos y poder así hacer el itinerario del evento teniendo esto en consideración. Si las sesiones se prolongan es necesario tenerlo en cuenta.
Al ser esta estación de año tan cambiante en cuanto al cambio de temperatura, se debe considerar la posibilidad no solo de lluvia sino también de bajas temperaturas repentinas, mantenerse informados del pronóstico del tiempo y sugerir a los participantes e invitados un tipo de vestimenta adecuado según las actividades a realizar según el diseño del evento.
Esperando os sean útiles estos pequeños consejos y poder así disfrutar de los rayitos de sol que ya alegran esta temporada.
